Regulamin Serwisu MotisFleet

§1 Definicje

Użyte w niniejszym Regulaminie pojęcia mają następujące znaczenie:

• Operator / MotisFleet — podmiot prowadzący platformę MotisFleet, świadczący Usługę drogą elektroniczną.
• Serwis / Platforma — aplikacja internetowa dostępna pod adresem motisfleet.pl oraz wszystkie jej subdomeny, API i aplikacje mobilne powiązane z marką MotisFleet.
• Użytkownik — każda osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zawarła z Operatorem umowę o korzystanie z Serwisu.
• Konto — indywidualnie przypisany zestaw zasobów, uprawnień i danych, dostępny po uwierzytelnieniu.
• Pakiet — wybrany przez Użytkownika plan cenowy określający zakres dostępnych funkcji i limitów.
• Moduły — wydzielone funkcjonalności Serwisu (m.in. Flota, Serwisy, Dokumenty, Opony, Czas pracy, Polisy), aktywowane zgodnie z wybranym Pakietem.
• Dane Flotowe — wszelkie informacje wprowadzane przez Użytkownika dotyczące pojazdów, kierowców, przeglądów, kosztów i dokumentów.
• Treści — dane, pliki, dokumenty, zdjęcia i inne materiały przesyłane lub tworzone przez Użytkownika w Serwisie.
• Umowa — stosunek prawny pomiędzy Operatorem a Użytkownikiem, powstały z chwilą aktywacji Konta i akceptacji niniejszego Regulaminu.
• RODO — Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.

§2 Przedmiot Usługi

MotisFleet jest platformą SaaS (Software as a Service) do zarządzania flotą pojazdów, skierowaną do firm, kierowców i osób prywatnych. Operator świadczy Usługę drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

2.1 Zakres funkcjonalności

W zależności od wybranego Pakietu, Serwis udostępnia m.in.:

• zarządzanie flotą pojazdów (dodawanie, edycja, archiwizacja),
• ewidencję dokumentów pojazdów i kierowców (OC, przeglądy techniczne, uprawnienia),
• moduł serwisów i zleceń warsztatowych,
• ewidencję opon (magazyn, przechowywanie, historia montażu),
• centrum alertów i powiadomień o wygasających terminach,
• ewidencję czasu pracy kierowców,
• obsługę polis ubezpieczeniowych,
• raporty i wykresy kosztów,
• wewnętrzny system wiadomości.

2.2 Charakter informacyjny

Serwis ma wyłącznie charakter narzędzia do zarządzania danymi. MotisFleet nie jest ubezpieczycielem, warsztatem, doradcą prawnym ani finansowym. Wszelkie decyzje dotyczące pojazdów, ubezpieczeń i pracowników podejmuje wyłącznie Użytkownik na własną odpowiedzialność.

§3 Rejestracja i Konto

3.1 Warunki rejestracji

Rejestracja w Serwisie jest możliwa dla osób, które:

• ukończyły 18 lat lub działają w imieniu osoby prawnej z odpowiednim umocowaniem,
• zapoznały się z niniejszym Regulaminem i Polityką Prywatności oraz je akceptują,
• podały prawdziwe, kompletne i aktualne dane wymagane w formularzu rejestracyjnym.

3.2 Aktywacja konta

Po wypełnieniu formularza rejestracyjnego Użytkownik otrzymuje e-mail aktywacyjny. Konto staje się aktywne po kliknięciu linku aktywacyjnego. Operator zastrzega sobie prawo do weryfikacji danych i odmowy aktywacji konta bez podania przyczyny.

3.3 Bezpieczeństwo konta

Użytkownik zobowiązuje się do:

• zachowania w tajemnicy danych dostępowych (login i hasło),
• niezwłocznego informowania Operatora o podejrzeniu nieautoryzowanego dostępu do Konta,
• używania silnych, unikalnych haseł (co najmniej 8 znaków, wielkie i małe litery, cyfry),
• nieudostępniania dostępu do Konta osobom trzecim, chyba że wynika to z funkcjonalności Serwisu (np. przypisanie kierowcy).

Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z ujawnienia danych dostępowych przez Użytkownika.

3.4 Jeden podmiot — jedno konto

Każda firma lub osoba fizyczna może posiadać jedno Konto główne (klienta / firmy). Tworzenie wielokrotnych kont w celu obejścia ograniczeń Pakietu jest zabronione i stanowi podstawę do natychmiastowego usunięcia wszystkich Kont.

§4 Opłaty i Płatności

4.1 Modele dostępu

Serwis oferuje następujące modele dostępu:

• Bezpłatny okres próbny — 14 dni od aktywacji konta, pełny dostęp do funkcji wybranego Pakietu.
• Pakiet płatny — abonament miesięczny lub roczny, aktywowany po wniesieniu opłaty.
• Pakiet Enterprise — indywidualnie negocjowane warunki dla dużych flot.

4.2 Cennik i faktury

Aktualny cennik dostępny jest na stronie głównej Serwisu. Wszystkie ceny podane są w złotych polskich (PLN). Dla firm — do każdej płatności wystawiana jest faktura VAT. Operator zastrzega sobie prawo do zmiany cen z 30-dniowym wyprzedzeniem.

4.3 Brak płatności

W przypadku nieuiszczenia opłaty za kolejny okres abonamentowy:

• Konto przechodzi w tryb „tylko odczyt" (brak możliwości edycji danych),
• po 30 dniach od wygaśnięcia abonamentu Konto może zostać zawieszone,
• po 90 dniach Operator zastrzega sobie prawo do trwałego usunięcia danych.

4.4 Zwroty

Opłaty za aktywowany Pakiet nie podlegają zwrotowi, chyba że Operator dopuścił się rażącego naruszenia umowy lub Serwis był niedostępny przez ponad 72 godziny w ciągu miesiąca rozliczeniowego (z wyłączeniem przerw konserwacyjnych zapowiadanych z 24-godzinnym wyprzedzeniem). Wniosek o zwrot należy złożyć pisemnie na adres kontakt@motisfleet.pl w ciągu 14 dni od zaistnienia okoliczności.

§5 Prawa Użytkownika

Użytkownik ma prawo do:

• korzystania ze wszystkich funkcji Serwisu objętych wybranym Pakietem,
• eksportu własnych Danych Flotowych do pliku CSV lub PDF w dowolnym momencie,
• uzyskania wsparcia technicznego zgodnie z wybranym Pakietem,
• dostępu, sprostowania i usunięcia danych osobowych zgodnie z §14,
• wypowiedzenia Umowy w dowolnym momencie (bez prawa do zwrotu proporcjonalnej części opłaty za bieżący okres).

§6 Obowiązki Użytkownika

Użytkownik zobowiązuje się do:

• podawania wyłącznie prawdziwych i aktualnych danych w Serwisie,
• korzystania z Serwisu wyłącznie zgodnie z jego przeznaczeniem i obowiązującym prawem,
• uzyskania odpowiednich zgód od pracowników i kierowców przed wprowadzeniem ich danych osobowych do Serwisu,
• regulowania opłat abonamentowych w terminie,
• niezwłocznego aktualizowania danych kontaktowych w ustawieniach Konta,
• przestrzegania przepisów RODO jako administrator danych osobowych przetwarzanych w Serwisie.

Użytkownik jest wyłącznym administratorem danych osobowych swoich pracowników i kierowców wprowadzanych do Serwisu. MotisFleet działa w tym zakresie jako podmiot przetwarzający (procesor) na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.

§7 Działania Niedozwolone WAŻNE

Bezwzględnie zabrania się:

1. wprowadzania do Serwisu danych nieprawdziwych, fałszywych lub naruszających prawa osób trzecich,
2. podejmowania prób nieuprawnionego dostępu do Kont innych Użytkowników lub zasobów Operatora,
3. przeprowadzania testów penetracyjnych, ataków DoS/DDoS, skanowania portów lub innych działań mogących zakłócić działanie Serwisu,
4. przesyłania złośliwego oprogramowania (wirusów, trojanów, ransomware),
5. wykorzystywania Serwisu do celów niezgodnych z prawem (pranie pieniędzy, unikanie podatków, nadużycia wobec pracowników),
6. kopiowania, modyfikowania, dekompilowania lub inżynierii wstecznej kodu Serwisu,
7. odsprzedaży dostępu do Serwisu osobom trzecim bez pisemnej zgody Operatora,
8. używania zautomatyzowanych botów lub skryptów do masowego pobierania danych z Serwisu (scraping),
9. rejestrowania Kont za pomocą fałszywych tożsamości lub danych fikcyjnych podmiotów,
10. manipulowania danymi w celu wyłudzenia świadczeń od Operatora lub osób trzecich.

Naruszenie powyższych zakazów uprawnia Operatora do natychmiastowego i trwałego zablokowania Konta bez prawa do zwrotu opłat, a także do dochodzenia odszkodowania na drodze cywilnoprawnej oraz zawiadomienia organów ścigania.

§8 Odpowiedzialność Operatora

8.1 Wyłączenie odpowiedzialności

Operator nie ponosi odpowiedzialności za:

• decyzje podejmowane przez Użytkownika na podstawie danych wprowadzonych do Serwisu,
• poprawność, kompletność i aktualność danych wprowadzanych przez Użytkownika,
• szkody wynikłe z przerw w dostępie do Serwisu spowodowanych siłą wyższą, awarią infrastruktury zewnętrznej lub działaniem osób trzecich,
• utratę danych wynikłą z działań Użytkownika (przypadkowe usunięcie, błędna konfiguracja),
• szkody pośrednie, utratę zysku, utratę dobrego imienia lub inne szkody niematerialne,
• działania lub zaniechania podmiotów trzecich (dostawcy e-mail, serwisy płatnicze, hostingodawcy).

8.2 Limit odpowiedzialności

Całkowita odpowiedzialność Operatora wobec jednego Użytkownika z tytułu wszelkich roszczeń związanych z korzystaniem z Serwisu jest ograniczona do kwoty opłat faktycznie wniesionych przez Użytkownika w ciągu ostatnich 3 miesięcy poprzedzających zdarzenie wyrządzające szkodę, nie więcej jednak niż 500 PLN.

8.3 Backup danych

Operator wykonuje automatyczne kopie zapasowe danych z częstotliwością co najmniej raz na dobę. Przywrócenie danych z backupu możliwe jest na wniosek Użytkownika, jednak Operator nie gwarantuje pełnej spójności przywróconych danych.

§9 Własność Intelektualna

9.1 Prawa Operatora

Wszelkie prawa do Serwisu — w tym kod źródłowy, projekt graficzny, interfejs użytkownika, algorytmy, bazy danych, dokumentacja i znak towarowy MotisFleet — są wyłączną własnością Operatora lub są przez Operatora licencjonowane. Żadna część Serwisu nie może być kopiowana, modyfikowana ani dystrybuowana bez pisemnej zgody Operatora.

9.2 Licencja dla Użytkownika

Operator udziela Użytkownikowi ograniczonej, niewyłącznej, niezbywalnej licencji na korzystanie z Serwisu wyłącznie na potrzeby własnej działalności, zgodnie z wybranym Pakietem. Licencja wygasa wraz z rozwiązaniem Umowy.

9.3 Prawa do Treści Użytkownika

Użytkownik zachowuje pełnię praw do Danych Flotowych i Treści, które wprowadza do Serwisu. Użytkownik udziela Operatorowi nieodpłatnej licencji na przechowywanie, przetwarzanie i wyświetlanie tych danych wyłącznie w celu świadczenia Usługi. Operator nie używa Danych Flotowych do celów marketingowych ani nie udostępnia ich podmiotom trzecim (z wyjątkiem sytuacji opisanych w §14).

§10 Dostępność Serwisu

Operator dąży do zapewnienia dostępności Serwisu na poziomie 99% w skali miesiąca (SLA). Planowane przerwy konserwacyjne będą ogłaszane z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem w panelu Użytkownika lub pocztą elektroniczną. Operator zastrzega sobie prawo do:

• przeprowadzania nieplanowanych przerw technicznych niezbędnych do zapewnienia bezpieczeństwa lub integralności danych,
• modyfikowania i rozszerzania funkcjonalności Serwisu bez uprzedniego powiadomienia,
• wycofania lub zmiany funkcji Serwisu z 30-dniowym wyprzedzeniem.

§11 Zawieszenie i Rozwiązanie Umowy

11.1 Zawieszenie przez Operatora

Operator może natychmiastowo zawiesić lub ograniczyć dostęp do Konta w przypadku:

• uzasadnionego podejrzenia naruszenia §7 (działania niedozwolone),
• zalegania z opłatami powyżej 14 dni,
• wprowadzenia do Serwisu danych naruszających prawa osób trzecich,
• otrzymania prawomocnego nakazu sądowego lub żądania organów ścigania,
• wykrycia działań zagrażających bezpieczeństwu innych Użytkowników.

11.2 Rozwiązanie przez Użytkownika

Użytkownik może rozwiązać Umowę w dowolnym momencie, wysyłając żądanie usunięcia Konta na adres kontakt@motisfleet.pl lub korzystając z opcji w ustawieniach Konta. Dane Flotowe zostaną usunięte bezpowrotnie w ciągu 30 dni od rozwiązania Umowy, o ile Użytkownik wcześniej nie pobierze eksportu.

11.3 Trwałe usunięcie

Operator może trwale usunąć Konto (wraz ze wszystkimi danymi) po 90 dniach od wygaśnięcia płatnego abonamentu, jeżeli Konto pozostaje nieaktywne i nie zostało opłacone.

§12 Zmiany Regulaminu

Operator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. O zmianach Użytkownik zostanie poinformowany co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie za pośrednictwem:

• komunikatu wyświetlanego po zalogowaniu do Serwisu,
• wiadomości e-mail wysłanej na adres przypisany do Konta.

Dalsze korzystanie z Serwisu po dacie wejścia zmian w życie jest równoznaczne z ich akceptacją. Jeżeli Użytkownik nie akceptuje zmian, ma prawo rozwiązać Umowę przed dniem ich wejścia w życie bez dodatkowych kosztów.

§13 Polityka Prywatności

13.1 Zbierane dane

W celu świadczenia Usługi Operator gromadzi następujące kategorie danych:

• Dane konta: imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu, NIP (dla firm), adres siedziby.
• Dane flotowe: numery rejestracyjne, VIN, dane techniczne pojazdów, daty przeglądów i ubezpieczeń, przebieg.
• Dane kierowców: imię, nazwisko, numer prawa jazdy, kategoria, data ważności uprawnień.
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, czas i czas trwania sesji, logi aktywności.

13.2 Cel przetwarzania

Dane są przetwarzane wyłącznie w celu:

• świadczenia Usługi i realizacji Umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• wystawienia faktur i rozliczeń (art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny),
• zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu i zapobiegania nadużyciom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes),
• komunikacji z Użytkownikiem w sprawach technicznych i handlowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli wyrażona jest zgoda.

13.3 Udostępnianie danych

Operator nie sprzedaje danych osobowych. Dane mogą być udostępnione:

• podmiotom przetwarzającym działającym na zlecenie Operatora (hosting, obsługa e-mail, płatności) — wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji Usługi i na podstawie umowy powierzenia,
• organom ścigania i sądowym — wyłącznie na podstawie prawomocnego nakazu,
• innemu podmiotowi — wyłącznie za uprzednią, wyraźną zgodą Użytkownika.

13.4 Okres przechowywania

Dane są przechowywane przez czas trwania Umowy oraz przez okres:

• 5 lat od wystawienia ostatniej faktury (obowiązek podatkowy),
• 30 dni od rozwiązania Umowy (dane flotowe, możliwość eksportu),
• do czasu wniesienia sprzeciwu lub cofnięcia zgody (dane marketingowe).

13.5 Cookies

Serwis używa plików cookies wyłącznie do celów technicznych (sesja użytkownika, bezpieczeństwo CSRF). Nie stosuje się cookies profilujących ani reklamowych. Szczegóły w ustawieniach przeglądarki Użytkownika.

§14 Ochrona Danych Osobowych (RODO)

14.1 Administrator danych

Administratorem danych osobowych Użytkownika (imię, nazwisko, e-mail, telefon, dane firmy) jest Operator — MotisFleet. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych / podmiotem odpowiedzialnym za ochronę danych: kontakt@motisfleet.pl.

14.2 Prawa przysługujące Użytkownikowi

Na podstawie RODO Użytkownikowi przysługują następujące prawa:

• Prawo dostępu — uzyskanie informacji o przetwarzanych danych i ich kopii,
• Prawo do sprostowania — poprawienie nieprawidłowych lub uzupełnienie niekompletnych danych,
• Prawo do usunięcia — „prawo do bycia zapomnianym" w zakresie, w jakim nie stoi temu na przeszkodzie obowiązek prawny,
• Prawo do ograniczenia przetwarzania — zażądanie wstrzymania przetwarzania w określonych sytuacjach,
• Prawo do przenoszenia danych — otrzymanie danych w ustrukturyzowanym, powszechnie stosowanym formacie (CSV),
• Prawo sprzeciwu — sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie,
• Prawo do skargi — złożenie skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Wnioski dotyczące praw RODO należy kierować na adres: kontakt@motisfleet.pl. Operator odpowiada na wnioski w terminie 30 dni.

14.3 Umowa powierzenia

W zakresie, w jakim Użytkownik wprowadza do Serwisu dane osobowe pracowników, kierowców lub innych osób, działa on jako administrator danych, a Operator jako procesor (podmiot przetwarzający). Operator zobowiązuje się przetwarzać powierzone dane wyłącznie zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Użytkownika, wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne oraz nie powierzać danych podprocesorom bez zgody Użytkownika lub na podstawie ogólnego zezwolenia z możliwością sprzeciwu. Szczegółowe warunki umowy powierzenia dostępne są na żądanie pod adresem kontakt@motisfleet.pl.

14.4 Bezpieczeństwo danych

Operator stosuje następujące środki ochrony danych:

• szyfrowanie transmisji danych (HTTPS/TLS 1.2+),
• hashowanie haseł z użyciem algorytmu bcrypt,
• mechanizmy ochrony przed CSRF, XSS i SQL Injection,
• kontrola dostępu oparta na rolach (RBAC),
• automatyczne kopie zapasowe z retencją 30 dni,
• logi dostępu i audytu zdarzeń krytycznych.

§15 Prawo Właściwe i Rozstrzyganie Sporów

Niniejszy Regulamin podlega prawu polskiemu. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO.

15.1 Tryb polubowny

Strony zobowiązują się do podjęcia próby polubownego rozwiązania sporu w terminie 30 dni od dnia zgłoszenia roszczenia pisemnie lub e-mailem na adres kontakt@motisfleet.pl.

15.2 Droga sądowa

W przypadku braku porozumienia spory wynikające z Umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Operatora. Dla konsumentów w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu Cywilnego właściwość sądu ustalana jest zgodnie z Kodeksem Postępowania Cywilnego (sąd właściwy dla miejsca zamieszkania konsumenta).

15.3 Platforma ODR

Konsumenci mogą skorzystać z platformy internetowego rozstrzygania sporów (ODR) prowadzonej przez Komisję Europejską: ec.europa.eu/consumers/odr.

§16 Postanowienia Końcowe

• Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 czerwca 2025 r. i zastępuje wszelkie poprzednie wersje.
• Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia zachowują moc wiążącą.
• Tytuły sekcji mają charakter wyłącznie orientacyjny i nie wpływają na interpretację treści.
• Korzystanie z Serwisu po zarejestrowaniu Konta oznacza bezwarunkową akceptację Regulaminu w brzmieniu obowiązującym w dniu rejestracji.
• Wszelka komunikacja pomiędzy Użytkownikiem a Operatorem odbywa się drogą elektroniczną na adresy e-mail wskazane przez strony.
• Operator może udzielać sublicencji wybranym partnerom handlowym wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą wszystkich stron.