Terminy w firmowej flocie: OC, przegląd, badania — jak nie przegapić

Aktualizacja: 1 listopada 2026 · Zespół MotisFleet · czas czytania ~6 min

W flocie nie ma jednej daty do zapamiętania — jest ich kilkanaście na każde auto i kierowcę, i każda rozjeżdża się przez cały rok. Oto pełna lista terminów, których nie wolno przegapić, co grozi za każde przeoczenie i jak ustawić przypomnienia, które naprawdę działają.

Których terminów musisz pilnować

1. OC (ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej)

Obowiązkowe dla każdego zarejestrowanego pojazdu. Przerwa oznacza karę UFG — dla auta osobowego nawet ok. 9 610 zł w 2026 r. Co gorsza, przy szkodzie bez ważnego OC firma płaci z własnej kieszeni. Szczegóły w artykule Kara za brak OC 2026.

2. Przegląd techniczny (badanie techniczne)

Bez ważnego przeglądu pojazd nie może legalnie jeździć — grozi mandat i punkty, a w razie kontroli zatrzymanie dowodu rejestracyjnego. Dla floty to też ryzyko przestoju auta w pracy.

3. Badania kierowców

Badania lekarskie i psychologiczne (psychotechniczne) kierowców zawodowych oraz uprawnienia. Przeoczony termin to kierowca, który nie może legalnie wsiąść za kierownicę — i luka w obsadzie z dnia na dzień.

4. Tachograf

Legalizacja (kalibracja) tachografu co 2 lata oraz regularne pobieranie danych. Dotyczy pojazdów objętych obowiązkiem — brak aktualnej legalizacji to poważne kary podczas kontroli ITD.

5. Sezonowe i eksploatacyjne

Wymiana opon, przeglądy olejowe co określony przebieg, ważność gaśnicy i apteczki, raty leasingu. Pozornie drobne, ale to one najczęściej „giną” między ważniejszymi datami.

Co grozi za przegapienie

• Kary finansowe — od mandatów po kilkutysięczne kary UFG i ITD.
• Przestój pojazdu — auto wyłączone z pracy w najgorszym momencie.
• Brak ochrony — szkoda bez ważnego OC obciąża firmę.
• Odpowiedzialność — dopuszczenie do jazdy pojazdu lub kierowcy bez ważnych badań to ryzyko prawne dla firmy.

Jak ustawić przypomnienia, które działają

Skuteczny system przypomnień opiera się na trzech zasadach:

1. Wyprzedzenie, nie dzień zero. Alert 30 dni wcześniej daje czas na umówienie serwisu czy zakup polisy; dodatkowy 7 dni wcześniej to „ostatnie wołanie”.
2. Jedno źródło prawdy. Wszystkie terminy w jednym miejscu, przypisane do pojazdu i kierowcy — nie w pięciu arkuszach i trzech skrzynkach.
3. Automat, nie pamięć. Przypomnienie ma przyjść samo, e-mailem lub w panelu, bez konieczności codziennego sprawdzania listy.

Dokładnie tak działa centrum alertów w MotisFleet: system zna datę OC, przeglądu, badań i serwisu każdego pojazdu, a gdy termin się zbliża — pokazuje go na liście zadań i wysyła powiadomienie z wyprzedzeniem. Kierowca może dodatkowo przesłać nowy termin badania technicznego po zeskanowaniu kodu QR auta, więc dane same się aktualizują. Jak poukładać całą resztę, opisujemy w przewodniku Jak zarządzać flotą samochodową w firmie.

Czytaj dalej